Как составить перечень ненужной химической продукции для оценки

Перечень для оценки должен позволять покупателю понять партию без первого выезда на склад. Он не обязан повторять всю бухгалтерскую систему. Достаточно точных полей, связанных с фотографиями и фактическим наличием.

Главная ошибка состоит в попытке поместить разные продукты в одну строку. Чем понятнее разделение, тем меньше уточнений.

Создайте базовые столбцы

Для каждой позиции укажите:

• точное наименование и марку;
• производителя;
• фасовку и количество мест;
• общий вес или объём;
• год выпуска и срок годности;
• город и зону хранения;
• состояние упаковки;
• наличие документов;
• номер папки или фотографии.

Добавьте короткий комментарий для вскрытой тары и видимых изменений. Не превращайте ячейку в длинное сочинение.

Правильно разделяйте партии

Одинаковую марку разных годов лучше показывать отдельными строками. Так же поступают с закрытой и вскрытой упаковкой. Если несколько ёмкостей полностью одинаковы по маркировке и состоянию, их можно объединить с указанием количества.

Не суммируйте килограммы и литры в одном поле. Сохраняйте единицу измерения, указанную в документах или на таре.

Используйте точные названия

Переносите текст с этикетки без творческих сокращений. Внутренний код можно оставить отдельным столбцом, но он не заменяет марку производителя. Для неидентифицированной ёмкости пишите «не установлено», а не предполагаемое вещество.

Если часть надписи не читается, приложите снимок. Покупатель иногда сможет запросить другой ракурс, но не должен угадывать данные.

Организуйте фотографии

Присвойте строке номер, например 01, 02, 03. Начинайте имена файлов с этого номера. Для каждой позиции нужны общий вид, этикетка и дефекты. Большую партию снимайте с нескольких сторон.

Полный фоточек-лист есть в статье о данных для оценки химических остатков.

Проверьте перечень перед отправкой

Сверьте суммы с фактическим наличием, откройте ссылки и убедитесь, что даты не превратились в произвольный формат. Удалите пустые и дублирующие строки. Отдельно укажите, если объём приблизительный.

Готовую ведомость можно направить на предварительную оценку неликвидной химии. В сопроводительном письме достаточно написать число позиций, город и контакт ответственного.